Forretningsorden   

Gældende for afdelingsbestyrelsen i afdeling 161-0 Højriisparken

Opdateret den 9. april 2024

Mødetidspunkt og sted
Bestyrelsen holder møde minimum en gang i hvert kvartal og tid og sted aftales på mødet til næste gang.
Mødet varer en time kan forlænges, hvis det er aftalt på forhånd eller hvis der på mødet kan opnås fuld enighed om dette.

Dagsorden
Dagsordenen udarbejdes af formanden og udsendes senest 1 uge før mødet. Formanden kan vælge at uddelegere udarbejdelse af dagsorden til andet bestyrelsesmedlem.  Alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan få punkter optaget på dagsorden ved at melde det til formanden senest 10 dage før mødet. Dagsorden sendes på mail til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Deltagerkreds
Bestyrelse og suppleanter deltager i mødet. Varmemester deltager i relevante punkter efter aftale. Gæster kan inviteres såfremt bestyrelsen beslutter det. Suppleanter og varmemester har ikke stemmeret og bestyrelsen kan beslutter, at de kun deltager i dele af mødet eller slet ikke.

Referat
Bestyrelsen vælger en referent, der har opgaven med at skrive referat efter hvert møde. Referatet udsendes på mail til bestyrelsen senest 1 uge efter mødet. Hvis der ikke er kommentarer i løbet af to dage, betragtes referatet som godkendt, hvorefter det offentliggøres på hjemmeside af webredaktør.

Valg af formand
[Det er afdelingsmødet, der vælger formanden. Dette er besluttet på afdelingsmødet dato xx.] Eller

[Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og øvrige roller. Dette er besluttet på afdelingsmødet dato xx]

(Dette punkt sættes til afstemning på næste afdelingsmøde! Og gælder først herefter.)

Konstituering af bestyrelsen
Bestyrelsen består af mindst tre medlemmer og altid ulige antal konstituerer sig selv på første bestyrelsesmøde efter afdelingsmødet.

Opgaver kan være referent/sekretær, aktivitetsindpisker og webredaktør og andet. Det er bestyrelsens egen beslutning, hvordan titler og opgaver formuleres og fordeles.

Stemmelighed
Er der stemmelighed, tæller formandens stemme dobbelt.

Årsplan
Bestyrelsen lægger hvert år en årsplan på første bestyrelsesmøde efter afdelingsmødet. På planen indskrives som minimum, på hvilke møde-datoer bestyrelsen skal forberede hhv.
- afdelingstjek
- budgetmøde
- afdelingsmøde, planlægning a:  fastsættelse af dato, booking af lokale, aftale med administration og dirigent
- afdelingsmøde, planlægning b, 8 dage før mødet: fortæring, stemmesedler, gennemlæsning af indkomne     forslag og evt. henvendelse til forslagsstillere for præcisering af forslag.
- repræsentantskabsmøde

Repræsentantskab
Det er [bestyrelsen eller afdelingsmødet], der vælger afdelingens 2 repræsentanter, der deltager på Lejerbo xxs årlige repræsentantskabsmøde. Dette er besluttet på afdelingsmødet den dato xx. Bestyrelsen gennemgår i fællesskab dagsordenen til repræsentantskabsmødet, før det finder sted.
Punktet sættes til afstemning på næste afdelingsmøde og gælder først herefter.
Opdatering af forretningsorden
Forretningsordenen gennemgås og justeres eventuelt på første møde efter afdelingsmøde. Bestyrelsen kan når som helst i øvrigt ændre forretningsordenen.